Coupe de Bretagne; Championnats de Bretagne

et Départementaux VTT X-Country

Cahier des charges de l’Organisateur (maj 09/03/13)

1 - Inscription auprès du comité de Bretagne :

1-1 - L’Organisateur versera en plus de la grille de prix qu’il aura choisi ou celle imposée pour un championnat, une somme de 300 Euros (sauf le Championnat de Bretagne qui aura une grille de droits et prix particulière). Cette somme alimentera la dotation du classement final de la Coupe de Bretagne. L’intégralité de la somme sera reversée aux coureurs.

1-2 – Le circuit pourra au préalable être visité et approuvé au frais de l’organisateur par le groupe supervision X-Country de la CRVTT dont le président sera membre de la CRVTT.

1-3 - Il versera dans le délai de 6 semaines avant la course le montant de la grille de prix et sa part de la dotation.

Il précisera les horaires précis des courses.

2 - Collège des Commissaires et Speaker :

2-1 - La CRCA désignera les 3 commissaires officiels et le délégué chargé du classement général pour la finale. L’organisateur devra mettre à disposition un 4 ème commissaire plus particulièrement chargé de l’émargement (de niveau arbitre régional) & 2 personnes susceptibles d’être les secrétaires ou aides des commissaires. L’Indemnité de 31 Euros ne sera pas reversé au club cas d’absence du 4 ème arbitre.

2-2 - L’organisateur devra fournir un repas le midi au collège des commissaires.

2-3 - Les forfaits déplacement seront versés par le Comité de Bretagne aux 3 commissaires officiels en fin de saison. Les déplacements au-delà de 50 km du domicile des 3 arbitres seront indemnisé au prix de 0,30 E le kilomètre. (100 km du domicile : 100 * 2 – 50 * 2 = 100 km * 0,30 = 30 E) plafonné à 31 E.

2-4 - Il est préférable que le speaker ai suivi une formation commissaire VTT.

3 - Fournitures et Matériels à Mettre à Disposition des commissaires :

3-1 – La CRVTT fournira un fichier excel avec la numérotation à l’année. L'organisateur est chargé de collecter les engagements; Il doit fournir à ses frais l’opérateur, l’ordinateur et imprimante pour permettre de préparer les feuilles d’émargement, aux commissaires de calculer et présenter les grilles de départ et les classements. (Prescription facultative pour les championnats départementaux qui ne seraient pas coupe de Bretagne). La présentation des documents de course relèvent de la responsabilité de l’organisateur selon les instructions des commissaires. Les Résultats devront etre fournis à la CRVTT sous forme de fichier excel conforme au standard fourni.

Les différents documents devront comporter les éléments suivants :

a) Champs de la feuille d’émargement : dossard, nom prénom, club (et/ou team national ou uci), série, no licence, date de naissance,

b) Champs de la grille de départ : ligne, dossard, nom prénom, club,

c) Champs du classement : place, dossard, nom prénom, club, série, no licence, date de naissance, temps.

Modèles fournis en annexe.

L'installation de ce matériel doit se faire près de la ligne d’arrivée dans de bonnes conditions de lisibilité des plaques et dossards.

3-2 – A l’arrivée le juge à l’arrivée devra disposer d’un abri permettant une vision parfaite de la piste avant et sur la ligne d’arrivée dans de bonnes conditions de lisibilité des plaques et éventuels dossards.

3-3  - L’organisateur doit mettre à disposition des commissaires pour les pilotes les imprimés suivants :

- déclarations d’accident individuel et responsabilité civile

- carte à la journée : 8 €

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4 - Fournitures et Matériels à Mettre à Disposition des pilotes :

4-1 - L’organisateur devra fournir les plaques de cadre et absolument suivre la numérotation décidée par la CRVTT et respecter les dimensions de plaques suivantes :

- La plaque  : Hauteur : 18cm et Largeur : 15cm.

- Les dimensions des numéros sont : Hauteur : 8cm et Largeur : 3cm.

Les Numéros apposés devront etre de couleur sombre sur des Plaques claires.

4-2 - Un poste de ravitaillement (au minimum de l'eau), devra être mis à la disposition des compétiteurs ainsi qu’une zone d’assistance matérialisée en parallèle du circuit près de la ligne d arrivée à la vue des commissaires.

4-3 - Un poste de lavage des vélos et des douches devront être disponibles

5 – Obligations du Pilote :

5-1 - Les pilotes devront s’engager au moins trois jours avant l’épreuve pour permettre à l’organisateur d’éditer sa feuille d’engagements et une liste des engagés pour le public. Le montant de l’engagement est 10 €.

5-2 - Les commissaires officiels et eux seuls pourront autoriser le départ de pilotes non engagés. Dans ce cas il pourra etre perçu une somme supplémentaire de 10 € qui sera versée à l’organisateur.

6 - Sécurité :

6-1 - L'organisateur doit mettre en place un service de sécurité adéquat et organiser une collaboration efficace avec les services d’ordre public. Il devra prévoir au minimum une équipe de 2 secouristes diplômés et un poste de secours et les dispositions du règlement FFC.

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7 – Circuit :

La CRVTT laisse toute liberté à l’organisateur. Néanmoins, elle préconise des circuits en huit ou trèfle mais Le circuit devra etre construit pour que le temps au tour soit de 15 Minutes minimum pour les meilleurs Pilotes. Le nombre de Tours devra etre limité à 8.

Quelque soit le type de circuit, il est demandé à l’organisateur de baliser le circuit de façon à éviter tout risque d’erreur.

Afin de développer le VTT et de faire venir un public plus nombreux, nous conseillons aux organisateurs dans la mesure du possible d’installer la zone départ-arrivée en centre ville ou bourg.

La zone DEPANNAGE sera bien matérialisée auprès la ligne d’arrivée à vu des arbitres du podium avec un panneau début et un panneau fin de zone selon les dispositions UCI avec une dimension minimale de 15 mètres par 2 mètres.

8 – Horaires et Ordres de Départ :

Il sera effectué trois vagues de départs, les horaires feront l’objet d’une parution dans la Bretagne Cycliste huit à vingt jours avant l’épreuve.

Les pilotes devront se présenter 15 minutes avant le départ pour la mise en grille. (12 h : Masters 40, Départementaux,Tandems, 14 h : Cadets, 15 h 30 : Hommes, Juniors, Dames TC).

9 – Organisation de l’épreuve :

La CRVTT demande aux organisateurs de prévoir :

- sur le site de la course un espace couvert VIP qui permettra de recevoir les sponsors, élus des collectivités, journalistes, représentants des instances fédérales,

- de mettre à la disposition de ces VIP, une personne connaissant le VTT afin de pourvoir répondre à toutes les questions que les néophytes peuvent se poser au sujet de notre discipline et le circuit de manière à pouvoir les amener sur les passages les plus spectaculaires,

- de disposer d’un podium digne de ce nom pour les remises protocolaires et les arbitres.

- Au minimum sonoriser correctement l’aire de départ et d’arrivée, et plus si possible.

- d’informer la presse locale et régionale de l’épreuve plusieurs fois avant l’épreuve et de communiquer les résultats immédiatement après avec si possible des photos.

Toutes les actions favorisant la communication et le développement du VTT seront les bienvenues et surtout il ne faut pas hésiter à innover.

10 – Suivi Administratif :

Le candidat à l’organisation d’une épreuve officielle (Coupe régionale, Championnat régional ou départemental) devra :

- 1° Retourner le présent cahier des charges dûment signé,

- 2° Compléter la fiche de renseignement annexé au cahier des charges,

- 3° Fournir une carte au 1/25000 du circuit et des aires départ/arrivée,

- 4° Fournir un descriptif du circuit (longueur, dénivelé, type de chemin, etc…).

Le dossier est à retourner le plus rapidement possible afin d’homologuer d’épreuve.

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11 – Fiche de Renseignements :

Date de l’épreuve

Type d’épreuve

Nom de l’épreuve

Lieu de l’épreuve

Horaires des courses

Grille de prix

Coordonnées de l’organisateur Nom, Prénom, Adresse, Tél, Fax, Email

Adresse des engagements

Fax Engagements

Email Engagements

Descriptif sonorisation

Descriptif postes techniques

Dossier complet à retourner au comité de Bretagne :

Le Non Respect du cahier des charges pourra remettre en cause la labellisation coupe de Bretagne l’année suivante.

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