Coupe de Bretagne; Championnats de Bretagne

et Départementaux VTT X-Country

Cahier des charges de l’Organisateur (maj 02/03/08)

1 - Inscription auprès du comité de Bretagne :

1-1 - L’Organisateur versera en plus de la grille de prix qu’il aura choisi ou celle imposée pour un championnat, une somme de 160 Euros (sauf le Championnat de Bretagne qui aura une grille de droits et prix particulière). Cette somme alimentera la dotation du classement final de la Coupe de Bretagne. L’intégralité de la somme sera reversée aux coureurs.

1-2 – Le circuit devra au préalable être visité et approuvé au frais de l’organisateur par le groupe supervision X-Country de la CRVTT dont le président sera membre de la CRVTT.

1-3 - Il versera dans le délai de 6 semaines avant la course le montant de la grille de prix et sa part de la dotation.

Il précisera les horaires précis des courses.

2 - Collège des Commissaires et Speaker :

2-1 - La CRVTT désignera les 3 commissaires officiels et le délégué chargé du classement général. L’organisateur devra mettre à disposition 3 personnes susceptibles d’être les secrétaires ou aides des commissaires (de préférence possédant un diplôme de commissaire ou d’éducateur).

2-2 - L’organisateur devra fournir un repas le midi au collège des commissaires.

2-3 - Les forfaits déplacement seront versés par le Comité de Bretagne aux 3 commissaires officiels.

2-4 - Il est préférable que le speaker ai suivi une formation commissaire VTT.

3 - Fournitures et Matériels à Mettre à Disposition des commissaires :

3-1 – La CRVTT fournira un fichier excel avec la numérotation à l’année. L'organisateur doit fournir à ses frais l’opérateur et l’ordinateur et imprimante pour permettre d’éditer les feuilles d’émargement, aux commissaires de calculer et présenter les grilles de départ et les classements. (Prescription facultative pour les championnats départementaux qui ne seraient pas coupe de Bretagne). Les Résultats devront etre fournis à la CRVTT sous forme de fichier excel.

Les différents documents devront comporter les éléments suivants :

a) Champs de la feuille d’émargement : dossard, nom prénom, club (et/ou team national ou uci), série, no licence, date de naissance,

b) Champs de la grille de départ : ligne, dossard, nom prénom, club,

c) Champs du classement : place, dossard, nom prénom, club, série, no licence, date de naissance, temps.

Modèles fournis en annexe.

L'installation de ce matériel doit se faire près de la ligne d’arrivée dans de bonnes conditions de lisibilité des plaques et dossards.

3-2 – A l’arrivée le juge à l’arrivée devra disposer d’un abri permettant une vision parfaite de la piste avant et sur la ligne d’arrivée dans de bonnes conditions de lisibilité des plaques et éventuels dossards.

3-3  - L’organisateur doit mettre à disposition des commissaires pour les pilotes les imprimés suivants :

- bulletin d’engagement tardif

- déclarations d’accident individuel et responsabilité civile

- carte à la journée : 8 € ;

- Il pourra souscrire l’assurance groupe Verspieren MMA feuillet 9 pour couvrir les non licençiés

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4 - Fournitures et Matériels à Mettre à Disposition des pilotes :

4-1 - L’organisateur devra fournir les plaques de cadre et absolument suivre la numérotation décidée par la CRVTT et respecter les dimensions de plaques suivantes :

- La plaque  : Hauteur : 18cm et Largeur : 15cm.

- Les dimensions des numéros sont : Hauteur : 8cm et Largeur : 3cm.

Les Numéros apposés sur des Plaques claires devront etre de couleur sombre.

4-2 - Un poste de ravitaillement (au minimum de l'eau), devra être mis à la disposition des compétiteurs ainsi qu’une zone d’assistance matérialisée en parallèle du circuit près de la ligne d arrivée à la vue des commissaires.

4-3 - Un poste de lavage des vélos et des douches devront être disponibles

4-4 - L’organisateur doit mettre à disposition des commissaires pour les pilotes les imprimés suivants :

- bulletin d’engagement tardif

- déclarations d’accident individuel et responsabilité civile

- carte à la journée : 8€

5 – Obligations du Pilote :

5-1 - ANNULE.

5-2 - Les pilotes devront s’engager au moins trois jours avant l’épreuve pour permettre à l’organisateur d’éditer sa feuille d’engagements et une liste des engagés pour le public. Le montant de l’engagement est 7 €.

5-3 - Les commissaires officiels et eux seuls pourront autoriser le départ de pilotes non engagés. Dans ce cas il sera perçu une somme supplémentaire de 7 € qui sera versée à l’organisateur.

6 - Sécurité :

6-1 - L'organisateur devra prévoir au minimum, une équipe de secouristes diplômés, une ambulance sur les lieux de compétitions (si les secours ne peuvent intervenir dans les 5 minutes qui suivent l'appel), une trousse de secours de première urgence, la présence (ou le déplacement sous 5 minutes) d'un médecin sur les lieux de la compétition en cas d'accident.

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7 – Circuit :

La CRVTT laisse toute liberté à l’organisateur. Néanmoins, elle préconise des circuits en huit ou trèfle d’une distance d’au moins 5 kilomètres.

Quelque soit le type de circuit, il est demandé à l’organisateur de baliser le circuit de façon à éviter tout risque d’erreur.

Afin de développer le VTT et de faire venir un public plus nombreux, nous conseillons aux organisateurs dans la mesure du possible d’installer la zone départ-arrivée en centre ville ou bourg.

8 – Horaires et Ordres de Départ :

La CRVTT permet à l’organisateur de choisir ses horaires en fonction de ses impératifs, mais lui demande de déterminer les ordres de départ en liaison avec la CRVTT. En cas de 2 Vagues celles ci doivent etre espaçées d’au moins 2 h 30.

9 – Organisation de l’épreuve :

La CRVTT demande aux organisateurs de prévoir :

- sur le site de la course un espace couvert VIP qui permettra de recevoir les sponsors, élus des collectivités, journalistes, représentants des instances fédérales,

- de mettre à la disposition de ces VIP, une personne connaissant le VTT afin de pourvoir répondre à toutes les questions que les néophytes peuvent se poser au sujet de notre discipline et le circuit de manière à pouvoir les amener sur les passages les plus spectaculaires,

- de disposer d’un podium digne de ce nom pour les remises protocolaires.

- Au minimum sonoriser correctement l’aire de départ et d’arrivée, et plus si possible.

- d’informer la presse locale et régionale de l’épreuve plusieurs fois avant l’épreuve et de communiquer les résultats immédiatement après avec si possible des photos.

Toutes les actions favorisant la communication et le développement du VTT seront les bienvenues et surtout il ne faut pas hésiter à innover.

10 – Suivi Administratif :

Le candidat à l’organisation d’une épreuve officielle (Coupe régionale, Championnat régional ou départemental) devra :

- 1° Retourner le présent cahier des charges dûment signé,

- 2° Compléter la fiche de renseignement annexé au cahier des charges,

- 3° Fournir une carte au 1/25000 du circuit et des aires départ/arrivée,

- 4° Fournir un descriptif du circuit (longueur, dénivelé, type de chemin, etc…).

Le dossier est à retourner le plus rapidement possible afin d’homologuer d’épreuve.

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11 – Fiche de Renseignements :

Date de l’épreuve

Type d’épreuve

Nom de l’épreuve

Lieu de l’épreuve

Horaires des courses

Grille de prix

Coordonnées de l’organisateur Nom, Prénom, Adresse, Tél, Fax, Email

Adresse des engagements

Fax Engagements

Email Engagements

Descriptif sonorisation

Descriptif postes techniques

Dossier complet à retourner au comité de Bretagne :

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