Championnats & Coupe de Bretagne

VTT Descente & Dual, 4X

(maj 02/03/08)

Cahier des charges de l’Organisateur

1 - Inscription auprès du comité de Bretagne :

1-1 – Pour la coupe de Bretagne ; l’Organisateur versera en plus de la grille de prix & droits qu’il aura choisi ou celle imposée pour un championnat, une somme de 160 Euros. Cette somme alimentera la dotation du classement final de la Coupe de Bretagne. L’intégralité de la somme sera reversée aux coureurs.

1-2 – Le circuit devra au préalable être visité et approuvé au frais de l’organisateur par le groupe supervision Descente de la CRVTT dont le président sera membre de la CRVTT.

2 - Collège des Commissaires et Speaker :

2-1 - La CRVTT désignera les 3 commissaires officiels, le chronométreur officiel et éventuellement le délégué chargé de la sécurité et du classement général. L’organisateur devra mettre à disposition 3 personnes susceptibles d’être les secrétaires ou aides des commissaires (de préférence possédant un diplôme de commissaire ou d’éducateur).

2-2 - L’organisateur devra fournir un repas le midi au collège des commissaires.

2-3 - Les forfaits déplacement seront versés par le Comité de Bretagne aux 3 commissaires officiels. L’organisateur paiera directement le chronométreur et/ou le prestataire du chronométrage électrique.

2-4 - Il est préférable que le speaker ai suivi une formation commissaire VTT.

3 - Fournitures et Matériels de Chronométrage :

L'organisateur doit fournir à ses frais les matériels suivants :

. une paire de cellules photo électriques reliée par un fil deux brins au chronomètre électrique à bande papier compatible du chronométreur.

. une liaison SON directe ne nécessitant pas d’intervention manuelle entre le starter, le chronométreur et l’appeleur placé à une dizaine de secondes de l’arrivée. (la liaison entre le chronomètre et l’ordinateur établissant les classements est conseillé).

. une liaison pour les secours est à prévoir elle pourra servir en cas de rupture de la liaison entre le départ et l’arrivée (talkies walkies ou cibies).

4 - Fournitures et Matériels à Mettre à Disposition des commissaires :

4-1 - La CRVTT fournira un fichier excel avec la numérotation à l’année. L'organisateur doit fournir à ses frais l’opérateur et l’ordinateur et imprimante pour permettre d’éditer les feuilles d’émargement, aux commissaires de calculer et présenter les listes de départ et les classements. Les Résultats devront etre fournis à la CRVTT sous forme de fichier excel.

(champs de la feuille d’émargement : dossard, nom prénom, (club et/ou team national ou uci), série, no licence, date de naissance)

(champs de la feuille de départ : heure indicative, dossard, nom prénom, club)

(champs du classement : place, dossard, nom prénom, club, série, no licence, date de naissance, temps, points attribués coupe)

Modèles de ces documents joints en annexe.

4-2 – Au départ le starter et le président de jury devront disposer d’un abri leur permettant de passer ainsi qu’au chronomètre la journée au sec.

4-3 – A l’arrivée le chronométreur et le juge à l’arrivée devront disposer d’un abri façon véranda totalement vitrée pour une protection du matériel et pour une vision parfaite de la piste avant et sur la ligne d’arrivée ainsi que de la raquette d’arrivée dans de bonnes conditions de lisibilité des plaques et dossards.

4-3  - L’organisateur doit mettre à disposition des commissaires pour les pilotes les imprimés suivants :

- bulletin d’engagement tardif

- déclarations d’accident individuel et responsabilité civile

- carte à la journée 8 € ou

- imprimés issus de l’assurance groupe Verspieren MMA feuillet 9 pour couvrir les non licençiés

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5 - Fournitures et Matériels à Mettre à Disposition des pilotes :

5-1 - L’organisateur devra fournir les plaques de cadre et absolument suivre la numérotation décidée par la CRVTT et respecter les dimensions de plaques suivantes :

- La plaque  : Hauteur : 18cm et Largeur : 15cm.

- Les dimensions des numéros sont : Hauteur : 8cm et Largeur : 3cm.

Les Numéros apposés sur des Plaques claires devront etre de couleur sombre.

5-2 - Un poste de lavage des vélos et des douches(si possible) devront être disponibles

5-3  - L’organisateur doit mettre à disposition des commissaires pour les pilotes les imprimés suivants :

- bulletin d’engagement tardif

- déclarations d’accident individuel et responsabilité civile

- carte à la journée : 8€

6 – Obligations du Pilote :

6-1 - Les pilotes devront utiliser la plaque de cadre de l’organisateur sauf accord de celui-ci.

6-2 - Les pilotes devront s’engager par écrit au moins trois jours avant l’épreuve pour permettre à l’organisateur d’éditer sa feuille d’émargement et une liste des engagés pour le public.

6-3 - Les commissaires officiels et eux seuls pourront autoriser le départ de pilotes non engagés. Dans ce cas il sera perçu une somme supplémentaire de 10 € qui sera versée à l’organisateur.

7 - Sécurité :

L'organisateur devra suivre les prescriptions du texte SECURITE DESCENTE du comité de Bretagne et prévoir au minimum, une équipe de secouristes diplômés, une ambulance sur les lieux de compétitions (si les secours ne peuvent intervenir dans les 5 minutes qui suivent l'appel), une trousse de secours de première urgence, la présence d'un médecin sur les lieux de la compétition.

8 – Parcours :

L’Organisateur devra suivre les prescriptions du Groupe supervision Descente de la CRVTT ou du collège des commissaires.

Il est demandé à l’organisateur de baliser le circuit de façon à éviter tout risque d’erreur.

Une notice d’information devra être affichée au départ et à l’arrivée du parcours dès la veille de l’épreuve.

9 – Organisation de l’épreuve :

La CRVTT demande aux organisateurs de prévoir :

- d’informer la presse locale et régionale de l’épreuve plusieurs fois avant l’épreuve et de communiquer les résultats immédiatement après avec si possible des photos.

- sur le site de la course un espace couvert VIP qui permettra de recevoir les sponsors, élus des collectivités, journalistes, représentants des instances fédérales,

- de mettre à la disposition de ces VIP, une personne connaissant le VTT afin de pourvoir répondre à toutes les questions que les néophytes peuvent se poser au sujet de notre discipline et le circuit de manière à pouvoir les amener sur les passages les plus spectaculaires,

- de disposer d’un podium digne de ce nom pour les remises protocolaires.

- Sonoriser correctement le site afin que les spectateurs puissent suivre la course avec les commentaires du speaker.

- d’informer la presse locale et régionale de l’épreuve plusieurs fois avant l’épreuve et de communiquer les résultats immédiatement après avec si possible des photos.

Toutes les actions favorisant la communication et le développement du VTT seront les bienvenues et surtout il ne faut pas hésiter à innover.

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10 – Suivi Administratif :

Le candidat à l’organisation d’une épreuve officielle (Coupe régionale, Championnat régional ou départemental) devra :

- 1° Retourner le présent cahier des charges dûment signé,

- 2° Compléter la fiche de renseignement annexé au cahier des charges,

- 3° Fournir une carte au 1/25000 du circuit et des aires départ/arrivée,

- 4° Fournir un descriptif du circuit (longueur, dénivelé, type de chemin, etc…).

Le dossier est à retourner le plus rapidement possible afin d’homologuer d’épreuve.

11 – Fiche de Renseignements :

Date de l’épreuve

Type d’épreuve

Nom de l’épreuve

Lieu de l’épreuve

Horaires des courses

Grille de prix

Coordonnées de l’organisateur Nom, Prénom, Adresse, Tél, Fax, Email

Adresse des engagements

Fax Engagements

Email Engagements

Descriptif sonorisation

Descriptif postes techniques

Dossier complet à retourner au Comité de Bretagne FFC